いかにして
自動化するのか？
どのような付加価値が
生み出されるのか？

慣れ親しんだ3週間という
パラダイムをゼロから見直していただくために、
自動化を実現するための道筋を、
丁寧に説明いたします。

• 

  すべての機能を
  クラウドで提供

  TokiwagiとKusunokiを構成する
  クラウド＋BPOサービスの
  全体像を紹介します

  さらに詳しく
  ×

  すべての機能を
  クラウドで提供

  TokiwagiとKusunokiを構成する
  クラウド＋BPOサービスの
  全体像を紹介します

  

  1. すべてのモジュールをクラウドで提供

  Tokiwagiは、タイムカード、ワークフロー、データベース、給与計算といった人事情報処理の自動化に必要なすべてのモジュールを、クラウドで提供します。Tokiwagiは大企業向けのクラウドサービスです。
  ラクラスは2005年の創業時から、タイムカードとワークフローをクラウドで提供しています。給与計算のバッチ処理に効率化の余地はなく、計算処理の入力値の収集工程をクラウドで電子化することが、業務効率化の要になることを確信していました。

  2. 全情報を発生源でデジタル化

  タイムカードとワークフローの役割は、すべての人事情報を「発生源でデジタル化」することです。
  Tokiwagiタイムカードは、第1の情報発生源である「社員」の打刻データを収集します。Tokiwagiワークフローは、社員と人事部との間を流れるすべての情報を電子化します。
  Tokiwagiワークフローはまた、第2の情報発生源である「人事部」からの情報を、データベースに受け渡す役割を果たします。Tokiwagiワークフローは、エクセル等のファイルのデータを一括してアップロードする機能を備えています。

  3. 給与計算結果もデータベースに歴管理

  第3の情報発生源は、システムの内部にあります。それは、給与計算モジュールからの「給与計算結果」です。
  旧来の給与計算ソフトの多くが出力するのは、システムの外に保管される月ごとの計算結果ファイルです。
  Tokiwagiは他のあらゆる人事情報と同様に、過去の給与計算結果をすべて歴としてデータベースに保管します。

  4. 公文書も発生源でデジタル化

  第4の情報発生源は、「行政を含む社外」です。いまだ日本においては、組織をまたがる情報の流通には紙書類が用いられます。
  これを改善しようと政府は税や社会保険の届出の電子化を積極的に進めています。当社の社保電子申請モジュール「Matsu（松）」はTokiwagiと連携し、社会保険の届出を電子化します。
  企業から行政への届出の電子化は進展しているのですが、行政から企業への公文書は、いまだ紙書類やpdfファイルが数多く存在します。年末調整で使われる保険料控除証明書や残高証明書も、多くの場合、紙で提出されてきます。
  ここでも当社は「情報を発生源でデジタル化する」という原則に則り、紙というアナログ情報をデジタルデータに変換するソフト「Chou Chou」を開発し、BPOサービスとして提供しています。

  閉じる

• 

  すべての情報を
  発生源でデジタル化する

  「いつでもどこからでも」を実現する
  マルチデバイス・マルチブラウザ。
  迷わず入力できる良質なUX

  さらに詳しく
  ×

  すべての情報を
  発生源でデジタル化する

  「いつでもどこからでも」を実現する
  マルチデバイス・マルチブラウザ。
  迷わず入力できる良質なUX

  1. マルチデバイス・マルチブラウザ

  Tokiwagiの全モジュールは、専用アプリのインストールを必要としません。すべての機能はブラウザで利用できます。
  Edge、Chrome、Safari、Firefoxなどの最新バージョンをお使いいただけば、Windows、Mac、タブレット、スマホのいずれでも利用できます。ただし、人事部が実務に用いるTokiwagiデータベースと給与モジュールの利用には、画面幅の広いパソコンが便利です。
  ブラウザであっても、専用アプリと変わらない表現力をもっていることを、動画で紹介しています。 →ブラウザの高い表現力

  2. レスポンシブなユーザインタフェース

  デバイスの画面の幅に応じて表示レイアウトが最適化される、レスポンシブなユーザインタフェースを実装しています。PC画面（左）では、左にカレンダー、中央に打刻画面、右に勤務サマリーが表示されます。タブレット縦画面（中央）では、勤務サマリーが右から下へと移動します。そしてスマホ画面ではカレンダーが表示ボタンに替わり、打刻のための画面が大きく表示されます。

  

  3. ナビゲーション機能による良質なUX

  当社は、B2Bにおける良質なUser Experienceは「迷わず楽しく最後まで入力できること」と考えています。
  Tokiwagiワークフローは、ユーザーがナビゲーション画面で入力した回答に応じて、必要な入力項目だけが表示されるナビゲーション機能を有しています。不要な入力項目は表示されませんから、「私はこの空欄に入力しなければならないのだろうか？」といった悩みをユーザーが持つことはありません。
  タイムカードやワークフローのレスポンシブなインタフェース、およびナビゲーション機能について、動画で紹介しています。 →迷わず楽しく最後まで

  4. リモートワークの必須機能

  スマホやタブレットを利用すれば、PCのように立ち上げとネットワークの接続に時間がかかることはありません。いつでもどこからでもすぐにTokiwagiを操作できます。
  特にリモートワークになると、就業開始・終了時刻の打刻だけでなく、1日のうちに何回も作業開始・終了時刻を打刻するといった運用が増加してきます。自分自身や部下の労働時間をリアルタイムに把握して、労働時間を管理することも、必須機能になるはずです。
  スマートデバイスの利用は、今日の人事給与システムにおいて不可欠です。

  閉じる

• 

  すべての人事情報を
  単一のDBで歴管理

  すべての人事情報を
  単一のデータベースで歴管理
  自動化パラダイムの根源的な条件

  さらに詳しく
  ×

  すべての人事情報を
  単一のDBで歴管理

  すべての人事情報を
  単一のデータベースで歴管理
  自動化パラダイムの根源的な条件

  1. 自動化パラダイムのための最も根源的な条件

  自動化を実現するための4条件の中で、最も根源的な条件が、「すべての情報を単一のデータベースに統合し、歴をもって管理できること」です。残りの3つの条件は、「全項目・全履歴統合」というこの条件から派生するものです。
  「発生源でのデジタル化」という条件は、このデータベースを常に最新に保つための条件です。そして全項目がすべて歴で管理されているからこそ、「複数基準日検索」という条件が可能になります。
  Tokiwagiデータベースは、社員・人事部・社外・給与計算結果という4つの情報発生源からのデータを、すべて歴で管理します。給与計算に必要な入力値は、すべて一カ所にまとまっているのです。

  2. 旧来の人事給与システムとの違い

  旧来の人事給与システムは、時代の要請に応じて、給与、人事、就業、ワークフロー、マイナンバー、社保電子申請、タレントマネジメントといった機能を、一つずつ追加してきました。
  今日でもそれぞれのデータベースは互いに独立し、他のデータベースとはデータの一部だけを連携しています。毎月の給与計算が、基本人事情報や就業情報を給与モジュールに連携するところから始まる理由は、データベースが今でも互いに独立しているからです。そして成果物である給与計算結果は、データベースに登録されるのではなく、20年前と変わることなく、月別のファイルとして個別に保管されているのです。

  3. 年末調整に特別な仕掛けは不要

  データベースに歴で統合することで、どのように処理手順が変わるのかを、年末調整を例にして説明いたします。
  旧来の人事給与システムでは、給与計算結果は月別のファイルとして個別に保管されています。年末調整とは、その年に支払ってきた源泉徴収税額と支払うべき所得税額を比較する作業ですから、給与計算結果が月別のファイルに保管されているだけでは、年末調整作業を行うことができません。
  そこで、旧来の人事給与システムでは、年末調整に必要な給与項目をデータベースに保管しておくための、「年末調整機能」といった特別な機能を提供しています。しかし、データベースにすべての給与計算結果が歴で保管されていれば、給与項目の一部だけを保管するなどという機能はそもそも無用です。
  Tokiwagiは、給与履歴からの検索式と、年末調整の計算式を定義することで、年末調整処理を自動実行します。すべての人事情報が、歴をもって統合されていれば、特別な機能は不要なのです。

  閉じる

• 

  給与計算は複数基準日
  検索で自動化される

  特定の社員の特定の項目に
  特定の値をセットする。
  給与計算のシンプルな定義

  さらに詳しく
  ×

  給与計算は
  複数基準日検索で
  自動化される

  特定の社員の特定の項目に
  特定の値をセットする。
  給与計算のシンプルな定義

  1. 給与計算は複数基準日のデータを必要とする。

  全情報・全履歴統合の次に必要となる条件が、「複数基準日で検索できる」ことです。そもそも毎月の給与計算というものは、複数の基準日のデータを用いて行う作業なのです。
  シンプルな例で説明します。6月の給与計算を行うには、6月1日を基準として給与計算対象者を抽出します。しかし時間外労働手当は、5月31日までの1ヶ月間の時間外労働時間を用いて計算されます。4月の昇給分を6月に遡及計算するのであれば、4月、5月という複数の基準日における時間単価が必要になります。
  旧来の人事給与システムは、検索に当たって基準日を1つしか設定できません。給与計算担当者は、異なる基準日で複数回の検索を行い、これをエクセルで合体させるといった手作業を繰り返しています。「給与計算担当者が真っ先に習得すべきエクセル関数は、vlookupである」と半ば冗談で語られるのは、この手作業の繰り返しを揶揄しているのです。

  2. 給与計算とは、特定の社員の特定の給与項目に特定の値をセットする作業である。

  旧来の人事給与システムのマニュアルを見ると、支給と控除の各項目ごとにそれぞれの計算ロジックがあり、それを実行するための異なる機能と作業手順があることが説明されています。旧来のシステムは、給与計算という業務を、「性格が異なる複数の作業の組み合わせ」としてとらえています。
  私達が考える給与計算の定義は、シンプルでありながらすべての作業を網羅するものです。
  給与計算とは、「特定の社員の特定の給与項目に特定の値をセットする作業の繰り返し」です。
  いくつか例を挙げてみましょう。昇格した社員を検索して、その人の資格手当という給与項目に、資格級テーブルにあるXX円という値をセットすること。40歳に到達した社員を検索して、介護保険控除という給与項目に、介護保険計算式によるYY円という値をセットすること。退職する社員を検索して、住民税を2ヶ月控除すること。これらはすべて、特定の社員を検索する検索式と、特定の給与項目に値をセットする計算式だけで定義できることを、想像いただけると思います。
  Tokiwagiのメニューを見ても、年末調整機能や遡及計算機能といった特別な機能のメニューは表示されません。シンプルな操作を動画で紹介しています。 →給与計算はこう変わる

  閉じる

• 

  エクセルの定義表を
  Tokiwagiにアップロード

  どれほど複雑であろうと
  例外的な処理であろうと
  エクセルで定義してアップロード

  さらに詳しく
  ×

  エクセルの定義表を
  Tokiwagiにアップロード

  どれほど複雑であろうと、
  例外的な処理であろうと
  エクセルの定義表に記述できる

  1. 「例外処理」って何だろう？

  給与担当者と話をしていると、必ず登場してくるのが「例外処理」という単語です。人事給与システムを使った通常の業務プロセスに乗らない手作業はすべて、言葉の定義も曖昧なまま「例外処理」という単語で呼ばれます。
  例外処理と呼ばれる作業は、大きく2つに分けられます。1つ目は、その処理に必要なデータを、人事給与システムから容易に取り出せない時です。必要なデータが複数のデータベースに分かれているケースや、人事給与システムの外で管理されているケースなどが該当します。
  2つ目は、人事給与システムで処理できるのだが、その設定にかかる費用が、削減できる費用に見合わない時です。発生件数が少ないため、高価なカスタマイズではなく、手作業で対応するといったケースがこれに当たります。
  自動化のためには、カスタマイズなど行わなくても、例外なくすべての業務を処理できる仕組みが必要だ、と当社は考えました。

  2. 「特定の社員の特定の給与項目に特定の値を設定する」ための定義表

  Tokiwagiはこの問題を、「特定の社員を検索するための検索式」と「その社員の給与項目に特定の値を設定するための計算式」を記述した「エクセルの定義表」を、Tokiwagiに直接読み込ませる機能を提供することで解決しています。
  エクセルのワークシートの1行1行は、検索式と計算式で構成されています。Tokiwagiは、このエクセルのワークシートをそのまま取り込むことができます。
  定義表の検証も簡単です。Tokiwagiは、処理結果を1行単位で出力することができます。どれほど複雑なように見えようと、検索式と四則演算で表現できない計算ロジックは存在しません。
  定義表の機能を動画で紹介しています。 →定義表でできること
  
  ここまで解説してきた自動化のための４つの条件のつながりを図に示します。

  

  閉じる

• 

  外部システムとの
  自動連携

  電子政府からSSOまで
  外部システムと自動連携

  さらに詳しく
  ×

  外部システムとの
  自動連携

  電子政府からSSOまで
  外部システムと自動連携

  1. お客様のシステムとのデータ連携

  当社のクラウドサービスは、お客様のシステムとデータ連携の実績を、数多く持っています。連携の方法は、安全な通信路によるファイル転送から、SFTPサーバを利用した自動連携まで用意しています。API連携も可能ですが、ファイルでの定期的なデータ連携が当社においては多数です。

  2. お客様の情報システムとのデータ連携

  すべてのお客様との間で必ず実装されるのは、お客様の財務会計システムとのデータ連携です。また、人事情報をグローバルに管理するシステムをお使いの場合には、基本情報をグローバル側から受け取ったり、詳細情報をグローバル側に引き渡したりと、双方向でのデータ連携を行なっています。

  3. 入退場時刻との突合

  お客様が持っている入退場の時刻をデータ連携し、Tokiwagiの始業・終業の打刻時刻と並べて表示することができます。両時刻の差異が一定の値を超えるときにはその理由を記入してもらう、といった機能を付けることもできます。同様にお客様のPCログと比較・突合することもできます。

  4. シングルサインオン（SSO）

  お客様のネットワークからTokiwagiにシングルサインオンする機能を提供します。シングルサインオンのプロトコルは多々ありますが、SAMLを中心に、お客様の要望に対応します。

  5. 電子政府への社会保険の電子申請

  Tokiwagiデータベースから社会保険届出の対象となる社員とそのデータを抽出し、データベースでは管理していない情報と（雇用保険喪失届における退職理由等） 、個人番号を付加した上で、社会保険の届出を電子政府（e-Govとマイナポータル）に行うことができます。
  届出は、当社が提携しているいぶき社会保険労務士法人がBPOサービスとして提供します。電子政府からの公文書（離職票等）のpdfファイルを受け取ったいぶき社労士法人は、この公文書を社員にメールで配信します。人事部の工数をかけることなく、従業員は迅速に離職票を受け取れます。

  6. 電子政府への税の電子申請

  Tokiwagiデータベースから給与支払報告書・源泉徴収票を生成し、個人番号を付加した上で、税務の届出を電子政府（eLTAX）に行うことができます。届出は、当社が提携している飛悠税理士法人がBPOサービスとして提供します。
  当社は、市区町村からの住民税額決定通知書を受け取り、個人宛通知書の発送と住民税データの作成を代行するBPOサービスも提供しています。

  閉じる

• 

  人事評価や雇用契約も
  電子化でペーパレス

  自動化できるのは
  給与計算だけではありません

  さらに詳しく
  ×

  人事評価や雇用契約も
  電子化でペーパレス

  自動化できるのは
  給与計算だけではありません

  1. 社員と人事部の間を流れるすべての情報を電子化する

  Tokiwagiが対象とするのは、給与・就業・福利厚生に関する情報の流れだけではありません。人事評価・自己申告・教育記録・社外資格等、いわゆるタレントマネジメントに関する情報をワークフローで配布・収集し、データベースに統合します。
  目標評価制度を例にとれば、期初の目標設定、期中のフォローアップ、そして期末の達成度評価という評価プロセスをすべて電子化し、ペーパレスを実現できます。人事部は、紙の配布と収集作業に時間を割かれることなく、人事の本業である評価と適材適所に集中することができます。

  2. 応募者との雇用契約手続きを電子化する

  クラウドで提供されるTokiwagiのサービスは、個人のスマホから利用できます。つまり、Tokiwagiのワークフローを利用して、労働基準法の要求を満たした上で、電子的に労働条件を通知し、内定者と雇用契約を結ぶことができるということです。
  在宅勤務が常態となった今日、押印した紙の雇用契約書を郵送でやりとりする、といった従来のプロセスはもはや困難です。雇用契約締結後は、入社手続きに必要な扶養家族、通勤経路、銀行口座などの情報の収集に、Tokiwagiワークフローを使うことができます。どうしても紙書類が必要であれば、例えば誓約書をPDFファイルとして配布し、これに押印して提出してもらうこともできます。
  退職者には、離職票のPDFファイルをメールしたり、過去の給与明細や源泉徴収票を一定期間ダウンロードできるようにしておくこともできます。
  Tokiwagiを使えば、入社前の方、あるいは退職したの方とのやり取りも、ペーパレスにできます。

  閉じる

• 

  労働時間管理に
  Tokiwagiを活用する

  働き方改革に対応する
  労働時間管理機能の数々

  さらに詳しく
  ×

  労働時間管理に
  Tokiwagiを活用する

  働き方改革に対応する
  労働時間管理機能の数々

  1. 労働時間管理機能を強化

  「働き方改革」に向けた法改正により、長時間労働の是正および年次有給休暇取得の促進が、企業に求められています。Tokiwagiタイムカードには、従業員、上司、および人事部が、労働時間や有給休暇取得の状況を、リアルタイムに参照するための機能が準備されています。
  従業員のタイムカード画面をご覧ください。中央の出退勤時刻の上には、時間外勤務や各種休暇取得の申請書を作成するボタンが並んでいます。申請内容と実際の勤務の打刻は、比較できる形で管理できます。
  右には、労働時間や有給休暇の取得状況を示す勤務サマリーが表示されています。月途中の時間外労働時間が定められた閾値を超えた時に、警告を画面に表示したりメールを送信したりすることができます。企業ごとの規程に応じた集計の計算式を組むことができます。

  

  2. 複数の勤怠集計表の表示

  タイムカード画面の右上には、勤怠集計表や有給管理簿へのリンクボタンが表示されています。Tokiwagiは、企業の要求に応じた複数の勤怠集計表を設定し、表示することができます。 →労働時間管理機能

  

  

  

  

  閉じる

• 

  アナログ／デジタル
  変換技術で効率化

  紙書類からのデータ読み取りが、
  人事部工数を増加させます

  さらに詳しく
  ×

  アナログ/デジタル
  変換技術で効率化

  紙書類からデータ読み取りが、
  人事部工数を増加させます

  1. 労働時間管理機能を強化

  給与計算に必要な情報の第4の発生源は、行政を含む社外です。いまだ日本では、社外からの情報の中には、紙書類として提供されるものが数多く存在します。その結果人事部には、紙というアナログ情報をデジタルデータに変換する作業が残り続けています。
  紙から読み取るという作業が非効率なのは、処理にかかる時間が、処理しなければならない量と正比例するからです。業務の一部をクラウド化して効率化したとしても、クラウドに入力するためのデータを紙書類から作り出すこの作業はなくなりません。

  2. 眼をもったコンピュータの利用

  東京大学の松尾豊教授は、今回のAIブームの成果は、「コンピュータが眼を持ったことである」と述べています。ラクラスは、AIとOCRを活用して、紙書類からデータを読み取る技術を開発しています。
  ここでは、年末調整で従業員から提出される保険料控除証明書からの読み取りを、実例として紹介します。
  保険料控除証明書は、保険会社ごとに異なるだけでなく、同じ保険会社が複数のデザインの証明書を発行しています。次の3枚の保険料控除証明書は、いずれもソニー生命のものです。似たデザインでありながら、読み取るべき情報の位置は微妙に異なります。それら異なる読取位置にピタリと重なった青、黄、赤の3種類の枠をご覧ください。
  当社は、画像認識AIを活用してどの保険会社のどのデザインかを特定し、読み取るべき位置を確定するソフトウェアを開発しました。青、黄、赤の枠はその結果です。あとは、読み取るべき位置にある文字や数字を、OCRと人間の目視により読み取るだけです。
  当社は、税や社会保険の決定通知書からの読取作業にも、画像認識AIとOCRを活用しています。読み取りテクノロジーに関する動画をご覧ください。 →Mominoki紹介動画「読取テクノロジー編」

  

  閉じる

• 

  人事フルBPOサービス
  「Kusunoki（樟）」

  大企業の要求を満たす
  フルスコープの人事BPOサービス

  さらに詳しく
  ×

  人事フルBPOサービス
  「Kusunoki（樟）」

  大企業の要求を満たす
  フルスコープの人事BPOサービス

  1. 大企業向け人事クラウド＋BPOサービス「Kusunoki（樟）」

  Kusunokiは、Tokiwagiを活用した大企業向けのフルスコープBPOサービスです。そこには、マイナンバーの収集、保管、利用、廃棄を行う「Shii（椎）」、社保電子申請を行う「Matsu（松）」、年末調整の読取代行サービスを行う「Mominoki（樅）」が組み合わされています。
  また、提携の税理士法人および社労士法人が、税と社会保険に関する届出を代行します。
  ラクラスは、Tokiwagiワークフローで収集した人事評価・自己申告・教育記録・社外資格等の情報を統合し、タレントマネジメントデータベースとして適材適所の実現を支援いたします。

  2. Kusunokiがフィットするお客様

  Kusunokiは、確固たるコンプライアンス、対社内業務の最小化、そして社員が本業に充当する時間を最大化するために先端のテクノロジーを活用したい、と考える企業様に向けたサービスです。現在行なっている紙処理をそのまま代行してもらいたい、というご要望にお答えすることはできません。
  その一方でラクラスは、例えば年末調整において紙の申告書が必要となる社員が、一定数は社内にいることを、十分に理解しています。ラクラスは、例えば休職中でメールが停止している社員の方に、従来通りの紙の申告書を配布し回収するBPOサービスを提供しています。
  先端のテクノロジーと人事の実務経験を併せ持ったラクラスの人事クラウド＋BPOサービス「Kusunoki（樟）」をご検討ください。

  

  閉じる

• 

  これからの人事部員に
  求められる能力

  人間が定義し、
  Tokiwagiが繰り返す。
  人事部の新しいキャリア像

  さらに詳しく
  ×

  これからの人事部員に
  求められる能力

  人間が定義し、
  Tokiwagiが繰り返す。
  人事部の新しいキャリア像

  2013年に発表されたオックスフォード大学の論文は、97％の可能性をもって、給与・就業担当者の仕事はコンピュータに取って変わられると予測しています。Tokiwagiは、給与計算処理を自動化することで、オックスフォードの予測が正しいことを証明しています。
  しかしそれは、コンピュータが人間の関与なしに、給与計算を実行することを意味しません。誰よりも深く自動化について考えてきた私達が辿り着いたのは、「置き替えられるのは繰返し業務である」という結論です。
  これまで給与計算担当者には、「納期通りに正確に繰り返すこと」が期待されてきました。その裏付けとしての「責任感」なるものも求められてきました。しかし考えてみれば、納期通りに正確に繰り返すことは、むしろコンピュータの得意技です。逆に言うと、コンピュータはそれしかできないのです。
  私達は、「定義すること」は、これからも人間の仕事として残ることを確信しています。変化する労働法制に対応するために、あるいは人事戦略上の目標を達成するために、多くの人とコミュニケーションを取りながら、人事給与システムがどのように動けば良いのかを定義できるのは、人間という経営資源以外に存在しません。
  「人間が定義し、Tokiwagiが繰り返す」という新たなパラダイムを、ラクラスは作り上げていきたいと考えています。

  

  閉じる